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Einen kurzen Überblick über Managementinformationssysteme ermöglichen der nachfolgene Artikel:

Data Warehouse und Managementinformationssysteme

Data Warehouses (DW) und Management Information Systems (MIS) sind Softwarelösungen mit dem Anspruch, den Entscheidern Zugriff auf die gerade benötigten Daten zu erlauben. Häufig werden die beiden Begriffe deshalb synonym im Sinne von Informationssystemen zur Entscheidungsfindung verwendet. Zu Unrecht, denn die Unterschiede sind beträchtlich.

Ein Managementinformationssystem (MIS) ist eine Software, die dem Entscheider die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt in der gewünschten Form zur Verfügung stellt. Managementinformationssysteme sind fast so alt wie die zentrale Datenverarbeitung. Die Versuche zur Entwicklung von Managementinformationssystemen in den sechziger und siebziger Jahren scheiterten jedoch schon im Ansatz aus technischen Gründen.

Der Begriff MIS war nun negativ besetzt. Aus diesem Grund bevorzugten die Anbieter in den achtziger Jahren, als der zweite Anlauf zur Implementierung von MIS gestartet wurde, die Bezeichnungen Führungsinformationssystem oder Exekutive Information System (EIS). Adressaten waren das Topmanagement und Controller.

Trotzt der zunehmenden Verbreitung des Controlling-Gedankens in den Unternehmen konnten sich auch dieses Mal MIS nicht richtig am Markt durchsetzen. Nach wie vor mangelte es an der Akzeptanz beim Topmanagement.

Seit Anfang der neunziger Jahre hat sich diese Einstellung aufgrund des Zwangs zur Dezentralisierung und Internationalisierug. Produziert wird, wo der Kunde lebt. Und Entscheidungen werden dort getroffen, wo produziert wird. Und nicht Tausende von Kilometern entfernt in der Holding. Folglich wird mehr Wissen vor Ort benötigt.

Gleichzeitig müssen die Aktivitäten der Teileinheiten konsolidiert werden. Das Topmanagement benötigt unternehmensweite Daten in aggregierter Form mit der Möglichkeit eines Drill downs bis hin zum einzelnen Produkt oder Vertriebsmitarbeiter.

MIS-Hersteller werben mit großen Versprechen um die Gunst der potentiellen Kunden. Mit Hilfe von Managementinformationssystemen sollen sich Entscheider im Unternehmen schneller, besser und gezielter informieren können. MIS sollen auf Knopfdruck alle relevanten Daten liefern, die Manager als Grundlage für ihre Entscheidungen brauchen. Die Systeme sollen darüber hinaus auch Tendenzen visualisieren und ' Was wäre wenn?'-Analysen ermöglichen.

Zumindest herkömmliche Managementinformationssysteme konnten diese Versprechen nicht einlösen. Sie boten zwar leistungsstarke Visualisierungs- und Analysetools, lieferten attraktive Grafiken und Planungsinstrumente, doch das zugrundeliegende Datenmaterial konnte mit diesen Systemen weder von Fehlern bereinigt noch konsolidiert werden.

Fehlerhafte, unvollständige und inkonsistente Datenbestände sind jedoch der Normalfall. In den meisten Unternehmen werden, jeweils abhängig von den Anforderungen der einzelnen Abteilungen oder Workgroups, verschiedene Datenbank- und Tabellenkalkulationsprogramme auf den unterschiedlichsten Betriebssystemplattformen eingesetzt. Hinzu kommt, dass häufig für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Datenbanken aufgebaut werden.

Beispielsweise können Daten zu ein und derselben Person sowohl in R/3 als auch in einer Datenbank des Außendienstes abgelegt sein. Die Folge ist, dass viele der im Unternehmen vorhandenen Daten ungenutzt bleiben bzw. die für die Nutzung von Cross Selling-Potentialen notwendige Qualitätsanreicherung nicht stattfindet,weil niemand weiß, auf welche Daten zugegriffen werden kann.

Darüber hinaus ist es in jedem Unternehmen problematisch, das vorhandene Datenmaterial ungeprüft zur Grundlage von Entscheidungen zu machen. Es lässt sich kaum vermeiden, dass ein gewisser Prozentsatz der Daten falsch ist oder ganz fehlt. Zu Fehlern und Inkonsistenzen im Datenbestand führt vor allem die manuelle Dateneingabe.

Die für Entscheidungsträger relevanten Informationen sind also nicht ohne weiteres verfügbar, sondern müssen erst aus den Rohdaten sinnvoll zusammengestellt und von Fehlern bereinigt werden. Neben unternehmensinternen Informationen, die sich zum Beispiel auf Kunden oder Produkte beziehen, sind auch Informationen aus externen Quellen von großer Bedeutung.

Ein MIS kann demnach nur dann sinnvolle und zuverlässige Ergebnisse liefern, wenn eine vollständige und konsistente Datenbasis vorhanden ist. MIS bzw. EIS, das heute als Abkürzung für Enterprise Information System oder Everybody's Information System steht, der dritten Generation bieten deshalb den Zugriff auf die unterschiedlichsten unternehmensinternen und -externen Daten. Diese werden in einem Lager, dem Data Warehouse, votgehalten und bilden die Basis leistungsstarker MIS.

Das Data Warehouse ist strikt von den für das Tagesgeschäft notwendigen operativen Systemen zu trennen, die dadurch bei Analysen entlastet werden. Der Kern des Data Warehouses bildet die zeitraumbezogene Daten enthaltende Datenbasis. Aufgrund der Zeitbasierung können beispielsweise Prognosen erstellt werden. Das ist bei einem MIS, das direkt auf die operativen Systeme zugreift, in denen neben den Ist- und Plandaten üblicherweise nur die Vorjahreswerte gehalten werden, nicht bzw. kaum möglich.

Durch die themenorientierte und aufgabenbezogene Datenzusammenführung wird die Gefahr eines 'Information-Overload' deutlich verringert. Bei der Übernahme der Daten ins Data Warehouse werden diese mit Hilfe von Transformationsprogrammen zur Schaffung der benötigten Kompatibilität umgewandelt. Das sorgt automatisch für eine Konsistenz der Datengrundlage und bereinigt Unstimmigkeiten,wie zum Beispiel eventuelle Fehler in der Datenstruktur, oder unterschiedliche Kodierungen für denselben Sachverhalt wie 'm' und 'w' oder '0' und '1' für 'männlich' und 'weiblich'.

Mittels Vergabe eines Zeitstempels wird sichergestellt, dass Analysen reproduzierbar sind. Die Aktualisierungsfrequenz der Datenbasis hängt von der Art des Unternehmens ab und reicht von tage-, wochen- bis monatsweise.

Analyse- und Visualisierungs-Tools spielen eine wichtige Rolle im praktischen Einsatz eines DW-Systems. Deshalb enthalten gute Lösungen Werkzeugsammlungen mit Programmen zur multidimensionalen Darstellung komplexer Zusammenhänge. Mit ihrer Hilfe lassen sich Gewichtungen, Ursachen, Wirkungen und Trends anschaulich aufzeigen, zum Beispiel die Verkaufszahlen eines bestimmten Produkts in ausgewählten Regionen in einem bestimmten Zeitraum. Dies alles durch Klicken und Ziehen mit der Maus.

Die Durchführung von Analysen erfolgt beim Einsatz eines modernen MIS im Gegensatz zum Abruf von Standardreports als kreativer Prozess, in dem Hypothesen entwickelt und überprüft werden. Notwendig hierzu ist die Sicht auf die Daten aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln.